Si è concluso oggi l’arrivo dei 60 partecipanti a “ESERTRAINING 2023” . Per 3 giorni i volontari della Federazione Italiana Ricetrasmissioni Citizen Band (FIR CB), provenienti da gran parte delle regioni italiane sono intenti ad aggiornare la loro formazione all’interno del Team Segreteria.
Si sta svolgendo a Martina Franca, nelle giornate di venerdì 15, sabato 16 e domenica 17, la sessione formativa specialistica riservata ai volontari che in caso di calamità si occupano della istallazione e gestione di una segreteria mobile appartenente alla federazione atta a gestire Volontari e “Sfollati”.
Il Consiglio Nazionale ha individuato la Città di Martina Franca per il training relativo al TEAM SEGRETERIA, della Colonna Mobile Nazionale di FIR-CB, dopo aver valutato attentamente il lavoro svolto dai volontari pugliesi rappresentati dal Presidente regionale, Luca Genco, nelle varie emergenze, alle quali preso parte in ogni zona dell’Italia, ultima calamità quella di Faenza.
L’equipe dei formatori, guidata dal Presidente Nazionale Patrizio Losi e dal Coordinatore Nazionale del Servizio Emergenza Radio Saverio Olivi, è a disposizione di Volontari esperti, capaci di allestire e gestire una segreteria per la gestione amministrativa e burocratica dei campi di Protezione Civile, siano essi allestiti per accogliere la popolazione sfollata o i Volontari in servizio in caso di calamità.
Indispensabile, per questo tipo di formazione è la disponibilità, mai mancata, dei professionisti Silvia Ruggiero, psicologa e Donatella Lopez, giornalista.
Per operare in questa importante struttura il Team si avvale anche di software specifici realizzati e messi a disposizione dalla Federazione.
La partecipazione al training di segreteria è rivolta ai volontari interessati alla gestione di una segreteria operativa in emergenza.
Tali volontari dovranno avere capacità comunicative, una base di conoscenza del pacchetto office o similari (utilizzo fogli di testo e di calcolo), voglia di lavorate da soli o in team anche a contatto con volontari appartenenti ad associazioni diverse da quella di appartenenza.
Dovranno essere dotati di PC portatile (almeno uno ogni 2 volontari) e di una chiavetta USB.
Durante le giornate formative, i formatori del team parleranno di:
- Tecniche di comunicazioni efficaci
- Autosufficienza e autonomia di un volontario di segreteria
- Modulo 250 e ruolo del team
- Composizione del team segreteria ruoli e compiti
- Collaborazione con team UCN e gestione del File CMN
- Software gestionali
- Materiali a disposizione del team
- Rete ICT per segreteria
- Allestimento di una segreteria operativa
Infine, sono previsti:
– Collegamento da remoto con responsabile UCN nazionale
– Intervento (da definire le modalità) di presidente nazionale e coordinatore SER
– Esercitazioni pratiche per l’utilizzo dei software
– Esercitazioni pratiche per l’utilizzo del materiale a disposizione del team
– Esercitazione finale con scenario di accoglienza volontari e ospiti esterni
PROGRAMMA
VENERDI 15 SETTEMBRE
Ore 08:00 – Accoglienza corsisti e presentazioni (sia formatori che corsisti)
Ore 09:00 – Presentazione modulo 250 e ruolo del team segreteria
Ore 09:30 – autosufficienza e autonomia del volontario di segreteria
Ore 10:30 – Pausa
Ore 10:45 – Comunicazione e gestione dei rapporti con gli interlocutori
Ore 11:30 – La segreteria in tempo di pace ed emergenza ruoli e funzioni
Ore 13:00 – Pausa Pranzo
Ore 14:30 – ripresa attività – domande sulla mattinata
Ore 14:45 – segreteria e UCN
Ore 15:15 – gestione del modulo “file colonna mobile”
Ore 16:30 – Pausa
Ore 16:45 – Software segreteria (Augusto, Emerwin, radiomobili, passaggi Ecc..)
Ore 19:00 – fine lavori
Ore 20:30 – cena e serata libera
SABATO 16 SETTEMBRE
Ore 08:30 – ripresa attività e domande sulla giornata precedente
Ore 09:00 ––La comunicazione dell’evento calamitoso – Dott.ssa Lopez Donatella
Ore 09:30 – rete ict e rete interna segreteria
Ore 10:45 – pausa
Ore 11:00 – il kit segreteria, materiali a disposizione del team e dislocazione materiali,
Regole d’utilizzo e ripristino materiali
Ore 13:00 – pausa pranzo
Ore 14:30 – Esercitazione pratica di allestimento segreteria d’emergenza
(messa in pratia delle nozioni apprese fino ad ‘ora)
Ore 16:30 – pausa
Ore 16:45 – Comunicazione efficace e gestione dello stress – Dott.ssa Ruggiero Silvia
Ore 17:30 – ripristino attrezzature e chiusura attività.
Ore 19:00 – cena
Ore 21:00 – arrivo chiamata da parte di UCN/Coordinatore SER per l’allestimento immediato di una segreteria d’accoglienza presso il porto di Taranto, per l’accoglienza degli ospiti della nave da crociera che ha attraccato al porto per Avaria.
Gli ospiti andranno registrati e sistemati presso l’area d’accoglienza allestita dalle Misericordie locali.
Il personale di segreteria dovrà allestire la segreteria in tutte le sue parti, registrare tutti
gli ospiti tramite le modalità spiegate durante le lezioni, rispondere alle richieste di chi
gestisce l’emergenza, stampare reportistica, istallare una rete ict per la segreteria.
Ore 24:00 – chiusura esercitazione e rientro al campo base
DOMENICA 17 SETTEMBRE
Ore 09:00 – debriefing e domande sulla giornata precedente
Ore 10:00 – Registrazione di tutti i volontari che, dopo le giornate formative, decido di proseguire il percorso all’interno del team
Ore 11:00 – chiusura attività, consegna attestati e saluti autorità
Ore 12:00 – rientro presso le proprie Associazioni/case
I formatori che prenderanno parte alle giornate sono: Tonani Stephanie – Fir CB Lodi, Andreatini Lorenzo – Fir CB Pesaro Urbino, Genco Luca – Fir Cb Taranto, Degli Innocenti Alessandra – Fir Cb Torino, Pozza Mara – Fir Cb Torino.
Luca Genco – Fir Cb Puglia
Inoltre, interverranno: Baima Riccardo – Fir Cb Torino, Mundi Antonio – Fir Cb Torino, Gea Cristian – Fir Cb Torino.
